Sembra facile saper usare correttamente un’email e renderla leggibile a tutti, ma non è così.
Sebbene i mezzi di comunicazione a nostra disposizione siano davvero molteplici, c’è ancora qualcosa di univocamente civilizzato nelle care e vecchie email, uno strumento libero e universale, che ben si adatta alle comunicazioni formali o informali, urgenti o frivole in base al loro contenuto e al relativo contesto.
Una causa comune nei problemi delle email è la mancanza di una corretta citazione.
Arrivare al punto del messaggio già all’inizio, in modo che il destinatario possa vederlo nell’anteprima della propria casella email, anche su un iPhone, è un altro aspetto che molti sottovalutano.
Per impostazione predefinita, Mail inserisce il testo del messaggio a cui stiamo rispondendo nella nostra risposta. Ciò significa che possiamo tenere traccia dell’intero thread senza dover aprire più messaggi. Nelle comunicazioni più lunghe però, le citazioni possono accumularsi, non cancelliamole senza criterio anche se sono poco belle da vedere, altri destinatari potrebbero averne bisogno come riferimento. Piuttosto, prendiamoci un minuto per tagliare solo gli elementi inutili. Il testo del messaggio precedente viene rientrato, con una linea verticale in basso a sinistra (o ‘>’ nei vecchi client di posta elettronica).
Il messaggio ancora precedente è ulteriormente rientrato, con due righe e così via. Se i rientri diventano eccessivi, selezioniamo il testo tra quelli citati e scegliamo Formato > Livello di citazione > Riduci. Qui le opzioni disponibili sono due e possiamo scegliere tra Riduci e Aumenta.
1. Usare solo del testo: Se non abbiamo bisogno di una formattazione rich text, andiamo in Mail > Preferenze > Scrittura e impostiamo Solo testo come formato del messaggio, e selezioniamo “Usa lo stesso formato del messaggio…” per mantenere la formattazione del mittente.
2. Rispondere a chi?: La risposta a un’email potrebbe non essere pertinente per tutti coloro che sono stati messi in copia. Facciamo clic su Rispondi per indirizzare solo al mittente o usiamo Rispondi a tutti e rimuoviamo i destinatari indesiderati selezionandoli e premendo Cancella
3. Copia nascosta:Usando Cc: tutti i destinatari vedono gli indirizzi degli altri, con problemi di privacy se stiamo inviando una mail a utenti diversi. Usiamo Ccn: per nascondere gli indirizzi. Se non vediamo questo campo, facciamo clic sulla seconda icona del menu in alto a sinistra.
4. Allegati sovraccarichi: La maggior parte dei servizi di posta elettronica ha limiti nelle dimensioni degli allegati per ogni messaggio, con iCloud è 20 MB. Se proviamo a inviare file più grandi, accettiamo l’opzione Mail Drop, che carica i file su iCloud e inserisce un collegamento.
5. Quotare il testo: Scriviamo la risposta sopra, non sotto, il testo originale citato (la citazione è impostata in Mail > Preferenze > Scrittura). Copiamo e incolliamo i singoli punti sopra le nostre risposte, quindi eliminiamo la versione completa o lasciamola per riferimento.
6. Auto-quoting: Ogni risposta cita tutte le precedenti. Se non sono pertinenti, eliminiamole. Nei thread di lavoro, lasciamo le citazioni intatte come riferimento per gli altri, ma ritagliamo tutte quelle parti inutili o ridondanti, come le note legali o di copyright.
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